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Reunión de trabajo

Caso ilustrativo · Servicios · Rosario

Estudio profesional, 6 personas

Trabajaban a full y cobraban a 68 días. Una de cada cuatro horas del mes no llegaba a factura. En el proyecto la cobranza bajó a 31 días, la facturación recurrente pasó de 22% a 55% y se recuperaron 180 horas por mes. Escenario típico, sin nombre de estudio.

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Con qué llegó el estudio

Seis personas en Rosario: tres profesionales, dos asistentes y quien lleva la administración. Trabajos por proyecto y un puñado de clientes mensuales. La agenda estaba llena. La caja, no. Se facturaba cuando el trabajo «estaba redondo» y se cobraba cuando el cliente pagaba, sin recordatorio escrito ni seña al arrancar.

El costo por hora operativa no estaba calculado. Se cotizaba mirando lo que se había cobrado el año anterior y lo que «el cliente puede pagar». Las horas de idas y vueltas, las reuniones de arranque y las correcciones extra no entraban en la factura. En un mes tipo se perdían 180 horas así: trabajo real, cero peso.

Había concentración: dos clientes representaban el 41% de la facturación y pagaban a 90. El resto, a 45 o 60. El recurrente era apenas el 22% del mes, así que cada hueco de proyecto se sentía en el alquiler. Pedimos 12 meses de facturas emitidas, recibos, extracto y una carga de horas de cuatro semanas.

68 → 31

Días de cobranza, promedio ponderado.

22% → 55%

Facturación con cargo mensual o retainer.

180

Horas no facturadas recuperadas por mes.

Línea de base y tablero

IndicadorAntesDespués
Días de cobranza6831
Facturación recurrente22%55%
Horas no facturadas / mes180menos de 20
Costo por hora operativasin fichaficha semanal
Concentración (2 clientes)41%27%

La caja a 13 semanas, al inicio, mostraba tres viernes en rojo si un solo cliente grande se atrasaba. Al cierre del proyecto esos viernes quedaban cubiertos con el recurrente y con la seña del 40% al kickoff.

Escritorio de trabajo con documentos

Los casos son ejemplos ilustrativos construidos sobre escenarios típicos de pymes argentinas. No identifican clientes reales y no constituyen una promesa de resultado.

Qué apareció en el diagnóstico

El estudio vendía horas y cobraba entregables. Esa mezcla deja huecos: el cliente aprueba tarde, el equipo sigue y la factura espera. De las 180 horas no facturadas, 110 eran correcciones fuera de alcance y 70 eran reuniones de arranque que nadie había puesto en la propuesta.

El plazo de 68 días no era «el mercado». Era la falta de seña, la falta de fecha de corte y un seguimiento que dependía de un mensaje informal. Los dos clientes grandes no tenían cláusula de mora ni tope de horas. El resto del tablero era razonable: el mix de servicios no estaba roto, el alquiler se cubría si se cobraba en 35 días.

Sin ficha de hora operativa, cualquier descuento de «buena voluntad» comía el mes. La hora real, con cargas y horas no vendibles de administración, estaba un 35% por encima de lo que se usaba para cotizar.

Tres palancas

  1. Seña del 40% al inicio y corte de factura cada 15 días en proyectos largos.
  2. Paquete mensual para los clientes que ya pedían trabajo todos los meses.
  3. Alcance escrito: horas incluidas, precio de la hora extra, y registro semanal.

Las 10 semanas de implementación

Las propuestas nuevas salieron con seña y con el bloque de horas extra. Dos clientes actuales aceptaron el paquete mensual; uno pidió seguir por proyecto y se le aplicó el corte quincenal. El cliente que concentraba el 24% y pagaba a 90 no aceptó seña. Se acotó el trabajo nuevo con esa cuenta y se buscó reemplazo en el recurrente.

El registro de horas se hizo en una planilla de cinco columnas, no en una herramienta nueva. Cada viernes se facturaba lo extra. Las 180 horas no desaparecieron en la primera semana: bajaron a 90 en el mes 1 y a menos de 20 en el mes 3, cuando el equipo dejó de «hacer un favor» sin anotar.

Reuniones cada 15 días. El indicador que se miraba primero era días de cobranza, después horas no facturadas, después concentración. A la semana 8 la cobranza estaba en 38 días. El 31 es el promedio del último mes medido.

Qué no se tocó

No se cambió la oferta de servicios ni se pidió un software de gestión. No se recortó el equipo. El proyecto era cobrar antes, facturar lo que se trabaja y bajar la dependencia de dos cuentas.

Medición a los 90 días

Cobranza en 31 días, recurrente en 55%, horas no facturadas por debajo de 20. La concentración de los dos grandes bajó a 27% porque el mensual de cuentas chicas creció, no porque se echaran clientes de un día para el otro. La caja a 13 semanas dejó de tener viernes en rojo en el tramo proyectado.

Lo que se quedó: la seña es regla, no excepción. El viernes hay corte. La hora extra se cobra o se declina el extra. Esos tres hábitos sostienen el tablero cuando termina el acompañamiento.

Los casos son ejemplos ilustrativos construidos sobre escenarios típicos de pymes argentinas. No identifican clientes reales y no constituyen una promesa de resultado.

Si facturás y cobrás dos meses después

Contanos cuántas personas hay, cómo cotizás y a cuántos días estás cobrando ahora. Con eso vemos si entra un diagnóstico.

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